Tieto podmienky ochrany osobných údajov vysvetľujú akým spôsobom spracúvame pri poskytovaní našich služieb osobné údaje v rámci občianskeho združenia ZENZO o.z., Rajská 6978/15A, 811 08 Bratislava – Staré Mesto, IČO: 53107641, zapísanej v Registri mimovládnych neziskových organizácií pod registračným číslom: VVS/1-900/09-59408. Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa ochrany Vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať písomne na adresu sídla združenia, e-mailom na info@zenzo.sk alebo prostredníctvom kontaktného formulára na našich internetových stránkach. Pri spracúvaní osobných údajov sa riadime primárne všeobecným nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (“GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, tými ustanoveniami Zákona o ochrane osobných údajov („ZOOU“), ktoré sa na nás vzťahujú ako aj ďalšími právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na spracúvanie osobných údajov a ochranu súkromia. Tieto podmienky sú primárne určené našim klientom fyzickým osobám, firemným klientom a ich zamestnancom, našim zmluvným partnerom, dodávateľom a ich zamestnancom ale aj komukoľvek, kto navštívi našu internetovú stránku alebo nás kontaktuje akýmkoľvek spôsobom, čomu zodpovedá aj ich obsah.
Ochrana súkromia je pre nás dôležitá. Je našim cieľom a zámerom poskytovať naše služby takým spôsobom, aby za každých okolností boli dodržané základné zásady a princípy ochrany súkromia a najmä ochrany osobných údajov. Našou prioritnou zásadou je získavať a uchovávať osobné údaje iba v nevyhnutnom rozsahu a na nevyhnutnú dobu.
Spracúvanie osobných údajov je z našej strany nevyhnutné preto, aby sme mohli:
| Účel | Právny základ podľa GDPR | Vysvetlenie účelu |
| Organizácia školení, stretnutí a aktivít so zameraním na propagáciu a vysvetlenie cieľov nášho občianskeho združenia | Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR | Aby sme mohli dosiahnuť cieľ a víziu nášho občianskeho združenia vyvíjame snahu zapojiť čo najviac relevantných osôb do našich aktivít, školení, prednášok a iných podujatí |
| Vykonávanie zvukového a/alebo obrazového záznamu z organizovaných podujatí (zvuková nahrávka, fotografie, videozáznam) | Súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm a) GDPR | Aby sme mohli zdieľať informácie, rozširovať povedomie o našich cieľoch, ale aj hodnotiť kvalitu organizovaných podujatí, v niektorých prípadoch môžeme vykonávať zvukový, alebo obrazový záznam. Táto skutočnosť Vám bude vždy pred konaním podujatia oznámená. |
| Zasielanie marketingovej komunikácie (newsletter) | Súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR | Pri zasielaní newslettra sa primárne spoliehame na Váš súhlas. Súhlas so zasielaním newslettra získavame prostredníctvom našej webstránky. Z odberu noviniek newslettrom je možné sa kedykoľvek odhlásiť zakliknutím „odhlásiť“ v spodnej časti každého marketingovo zameraného mailu. |
| Zasielanie marketingovej komunikácie (newsletter) | Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v súvislosti s § 62 ods. 3 Zákona elektronických komunikáciách | Náš marketingový newsletter môžeme zameriavať aj na existujúcich zákazníkov, ktorých kontaktnú emailovú adresu sme získali v súvislosti s poskytovaním podobných tovarov a služieb. Z odberu noviniek newslettrom je možné sa kedykoľvek odhlásiť zakliknutím „odhlásiť“ v spodnej časti každého marketingovo zameraného emailu. Dané spracúvanie osobných údajov na účely priameho marketingu považujeme za náš oprávnený záujem. |
| Propagácia a zvyšovanie povedomia o produktoch a službách občianskeho združenia Zenzo v online prostredí | Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR | Ak prevádzkujeme vlastné profily na sociálnych sieťach (napr. Facebook, Linkedin), prevádzkujeme webovú stránku (www.zenzo.sk) spoliehame sa pritom na náš oprávnený záujem a podmienky používania služieb sociálnych sietí. V rámci týchto aktivít sa môžeme dostávať k verejným informáciám z Vášho profilu. |
| Preukazovanie, uplatňovanie, alebo obhajovanie právnych nárokov (právna agenda) | Oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm f) GDPR v spojitosti s čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR | V niektorých prípadoch musíme preukazovať, uplatňovať, alebo obhajovať naše právne nároky súdnou, alebo mimosúdnou cestou, alebo musíme oznámiť určité skutočnosti orgánom verejnej moci (napr. exekútor, OČTK), čo považujeme za náš oprávnený záujem. Takéto spracúvanie zahŕňa typickú agendu právneho oddelenia vrátane komunikácie, alebo súčinnosti s orgánmi verejnej moci, uplatňovaním práv v správnych a iných konaniach, odpovedaním na žiadosti dotknutých osôb, prípravou, kontrolou a uchovávaním zmlúv a pod. |
| Účtovné a daňové účely (účtovná agenda) | Plnenie právnych povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR | Z predpisov v oblasti účtovníctva a správy daní nám vyplýva povinnosť spracúvať osobné údaje nachádzajúce sa napr. v účtovných dokladoch, záznamoch, alebo podkladoch (napr. v rámci faktúr). |
| Plnenie zmluvných záväzkov (zmluvná agenda) | Plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1. písm. b) GDPR ak ide o fyzické osoby | Spracúvame osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na plnenie rôznych zmlúv, ako napr. kúpno-predajné zmluvy, licenčné zmluvy, zmluvy o dielo, mandátne / príkazné zmluvy a pod. |
| Štatistické účely | Čl. 89 GDPR | V súlade s podmienkami čl. 89 GDPR spracúvame osobné údaje získané na vyššie uvedené účely a na základe vyššie uvedených právnych základov aj na štatistické účely. Výsledkom takého spracúvania nikdy nie sú osobné údaje, ale agregované / anonymné informácie (ako napr. koľko osôb sa zúčastnilo na našich podujatiach, alebo ekonomické štatistiky). |
Spracúvame výhradne iba osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné a primerané na stanovené účely. Kategórie spracúvaných osobných údajov zahŕňajú najmä identifikačné a kontaktné údaje dotknutých osôb (napr.: meno a priezvisko, bydlisko, telefónne číslo, emailová adresa, zamestnávateľ, funkcie osoby) a údaje potrebné na vybavenie požadovaných služieb. Nespracúvajú sa žiadne osobné údaje z osobitnej kategórie osobných údajov.
Zachovávanie mlčanlivosti o osobných údajov berieme veľmi vážne a osobné údaje spracúvajú len oprávnení zamestnanci alebo preverené tretie strany – sprostredkovatelia na základe zmluvy. Naši zamestnanci a pracovníci môžu mať prístup k Vašim osobným údajom výlučne na „need-to-know“ báze, tzn. len konkrétni oprávnení zamestnanci môžu mať oprávnený prístup, pričom tento prístup je typicky obmedzený pozíciou, funkciou a pracovnou náplňou konkrétneho zamestnanca. Vaše osobné údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov. V závislosti od účelu spracúvania a konkrétnych okolností patria medzi typických príjemcov Vašich osobných údajov:
V prípade, ak na spracúvanie osobných údajov využívame sub-dodávateľov, pred ich poverením overujeme, či spĺňajú požiadavky organizačného a technického charakteru z hľadiska zabezpečenia bezpečnosti spracúvania Vašich osobných údajov podľa GDPR. Ak sme požiadaní orgánom verejnej moci o sprístupnenie Vašich osobných údajov, skúmame legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie a bez preverenia, či sú splnené podmienky Vaše osobné údaje neposkytujeme. Ak sme požiadaní orgánom verejnej moci o sprístupnenie Vašich osobných údajov, skúmame legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie a bez preverenia, či sú splnené podmienky Vaše osobné údaje neposkytujeme.
Štandardne obmedzujeme akékoľvek cezhraničné prenosy osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko), ak to nie je nevyhnutné. Avšak, niektorí naši sub-dodávatelia a vyššie uvedení príjemcovia osobných údajov môžu byť usadení alebo ich servery sa môžu nachádzať v Spojených štátoch amerických, ktoré – ako také – predstavujú tretiu krajinu, ktorá nezaručuje ochranu osobných údajov primeranú ochrane v EÚ. Avšak, spoločnosti, ktoré sa certifikovali v rámci tzv. EU-US Privacy Schield mechanizmu sú podľa rozhodnutia Komisie EÚ považované za poskytujúce primeranú ochranu osobných údajov ako v EÚ. Ak predsa len vykonávame prenos osobných údajov do tretích krajín, robíme tak len na základe rozhodnutia Komisie EÚ o primeranosti (ako napr. EU-US Privacy Schield) alebo vyžadujeme splnenie iných záruk na ochranu osobných údajov (napr. uzatvorenie tzv. zmluvných doložiek).
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom internej politiky alebo registratúrnym plánom.
Všeobecné doby uchovávania osobných údajov na nami vymedzené účely spracúvania osobných údajov sú nasledovné:
| Účel | Všeobecná doba uchovávania osobných údajov |
| Organizácia školení, stretnutí a aktivít so zameraním na propagáciu a vysvetlenie cieľov nášho občianskeho združenia | 2 roky od ukončenia podujatia |
| vykonávanie zvukového a/alebo obrazového záznamu z organizovaných podujatí (zvuková nahrávka, fotografie, video záznam) | 5 rokov od ukončenia podujatia |
| Zasielanie marketingovej komunikácie (newsletter) | Až do zaslania námietky, alebo vyznačenia „odhlásiť“ z newslettru |
| Propagácia a zvyšovanie povedomia o produktoch a službách občianskeho združenia Zenzo v online prostredí | Až do odstránenia príspevku samotnou dotknutou osobou, odstránenia príspevku z našej strany, odstránenia nášho profilu, alebo žiadosti dotknutej osoby o vymazanie osobných údajov |
| Preukazovanie, uplatňovanie, alebo obhajovanie právnych nárokov (právna agenda) | Až do premlčania právneho nároku. |
| Účtovné a daňové účely (účtovná agenda) | 10 rokov |
| Plnenie zmluvných záväzkov (zmluvná agenda) | 3 roky po uplynutí platnosti zmluvy. |
| Štatistické účely | Počas trvania / existencie iných účelov spracúvania po anonymizácii údajov bez obmedzenia doby. |
Vyššie uvedené doby uchovávania stanovujú len všeobecné doby, počas ktorých dochádza k spracúvaniu osobných údajov na dané účely. V skutočnosti však pristupujeme k likvidácií alebo anonymizácií osobných údajov častokrát ešte pred uplynutím týchto všeobecných dôb v prípade, ak dané osobné údaje už považujeme za nepotrebné z hľadiska vyššie uvedených účelov spracúvania. Ak máte záujem dozvedieť sa, či o Vás aktuálne spracúvame Vaše osobné údaje na konkrétne účely, obráťte sa na nás so žiadosťou o potvrdenie, či o Vás spracúvame osobné údaje.
Vaše osobné údaje najčastejšie získavame priamo od Vás. V takom prípade je získanie osobných údajov dobrovoľné. Pokiaľ vzniká medzi nami a Vami zmluvný vzťah poskytnutie osobných údajov môže byť zmluvná alebo zákonná povinnosť. Osobné údaje nám môžete poskytnúť rôznymi spôsobmi napr.:
Vaše osobné údaje však môžeme získať aj od Vášho zamestnávateľa alebo od spoločnosti, v súvislosti s ktorou Vaše osobné údaje spracúvame. Ak sa získanie osobných údajov týka zmluvného vzťahu, najčastejšie ide o zmluvnú požiadavku alebo požiadavku, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. V príde fakturačných údajov ide o zákonnú požiadavku. Neposkytnutie osobných údajov (či už Vašich alebo Vašich kolegov), môže mať negatívne dôsledky pre organizáciu, ktorú zastupujete, nakoľko nemusí dôjsť k uzatvoreniu alebo realizácii zmluvného vzťahu. V prípade, ak ste členom štatutárneho orgánu organizácie, ktorá je našou zmluvnou stranou alebo s ktorou jednáme o uzatvorení zmluvného vzťahu, Vaše osobné údaje môžeme získavať z verejne dostupných zdrojov a registrov. Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny iný účel spracúvania osobných údajov.
„Ak o Vás spracúvame osobné údaje na základe Vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania.“
Jedná sa o zasielanie marketingového newslettru prípadne zvyšovanie povedomia o občianskom združení v online prostrední. Dané právo môžete realizovať buď „odhlásením sa z odberu“ v texte každého marketingovo zameraného emailu alebo zaslaním námietky na naše kontaktné údaje uvedené vyššie.
„Právo namietať máte aj voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe oprávnených alebo verejných záujmov, ktoré sledujeme (čl. 6 ods. 1 psím. e) a f) GDPR), tak ako sú vysvetlené vyššie (verejný záujem nesledujeme).“
GDPR ustanovuje všeobecné podmienky výkonu Vašich jednotlivých práv. Ich existencia však automaticky neznamená, že pri uplatňovaní jednotlivých práv im bude z našej strany vyhovené nakoľko v konkrétnom prípade sa môžu uplatňovať aj výnimky resp. niektoré práva sú naviazané na konkrétne podmienky, ktoré nemusia byť v každom prípade splnené. Vašou žiadosťou týkajúcou sa konkrétneho práva sa budeme vždy zaoberať a skúmať z hľadiska právnej úpravy a uplatniteľných výnimiek.
Ako dotknutá osoba máte najmä:
Takisto máte právo kedykoľvek podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (§ 100 Zákona o ochrane osobných údajov), napríklad prostredníctvom online formuláru, priamym kontaktovaním Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (statny.dozor@pdp.gov.sk, +421 /2/ 3231 3214; Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika) alebo obrátiť sa so žalobou na príslušný súd. V každom prípade odporúčame akékoľvek spory, otázky alebo námietky riešiť primárne komunikáciou s nami.
Ak sa domnievate, že spracúvame nesprávne osobné údaje o Vás so zreteľom na účel a okolnosti a nemôžete zmeniť takéto osobné údaje prostredníctvom funkcií aplikácie, účtu alebo webových stránok, môžete požiadať o opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných osobných údajov na našich kontaktovných kanáloch.
Aktuálne nevykonávame také spracovateľské operácie, na základe ktorých by dochádzalo k prijímaniu rozhodnutia s právnym účinkom alebo iným podstatným vplyvom na Vašu osobu, ktoré by boli založené výlučne len na plne automatizovanom spracúvaní Vašich osobných údajov v zmysle čl. 22 GDPR.
Naše webové stránky nepoužívajú tzv. „cookies“. Cookies sú malé textové súbory, ktoré si stránka ukladá na zariadení návštevníka stránky a ktoré zhromažďujú informácie o návštevníkoch stránky. Viac informácií o cookies a o tom, ako s nimi pracovať, je možné nájsť na stránke www.allaboutcookies.org.
Odporúčame Vám oboznámiť sa s podmienkami ochrany súkromia poskytovateľov platforiem sociálnych médií, cez ktoré spolu komunikujeme. Naše podmienky vysvetľujú len základné otázky týkajúce sa správy našich profilov. Predpokladáme, že používaním sociálnych sietí rozumiete, že Vaše osobné údaje sú primárne spracúvane poskytovateľmi platforiem sociálnych sietí (ako napr.: Facebook, Linkedin) a že nad týmto spracúvaním, ďalším poskytovaním Vašich osobných údajov tretím stranám a cezhraničným prenosom do tretích krajín, ktoré vykonávajú daní poskytovatelia platforiem sociálnych sietí, nemáme žiadnu kontrolu a nezodpovedáme zaň.
Je našou povinnosťou chrániť Vaše osobné údaje primeraným spôsobom a z tohto dôvodu ich ochrane venujeme náležitú pozornosť. Naše združenie implementovalo všeobecne akceptované technické a organizačné štandardy za účelom zachovania bezpečnosti spracúvaných osobných údajov najmä pred ich stratou, zneužitím, neautorizovanej úprave, zničením alebo iným dopadom na práva a slobody dotknutých osôb. Prijali sme také technické, organizačné a personálne opatrenia, pomocou ktorých sme schopní zabezpečiť ochranu osobných údajov najmä ich dôvernosť a integritu so zameraním na preventívnu kontrolu a predchádzanie bezpečnostným incidentom. Medzi najdôležitejšie opatrenia patrí zavedenie sieťovej bezpečnosti, zálohovanie údajov, odolnosť informačných systémov obsahujúcich osobné údaje proti škodlivým kódom, nežiaducim modifikáciám a neoprávnenému prístupu, obmedzenie manipulácie so zariadeniami alebo nosičmi obsahujúcimi osobné údaje, šifrovanie databáz a dodržiavanie zákonných povinností v oblasti ochrany osobných údajov.
Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, sa zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na tejto webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom emailu.
Akékoľvek žiadosti týkajúce sa ochrany osobných údajov nám zasielajte elektronicky na info@zenzo.sk alebo písomne na vyššie uvedenú adresu sídla občianskeho združenia.
V Bratislave, dňa 12.3.2021